Q&A
Aquí contestamos todas tus preguntas. Si nos falto una, puedes ir a Chat GPT a preguntarle nuestro Kaudal Q&A GPT.
¿Qué es Kaudal?
Kaudal es una plataforma que permite descentralizar la automatización en las empresas. En Kaudal personas de distintas áreas aprenden a automatizar tareas con herramientas seguras de Microsoft o Google, bajo la gobernanza del área de TI. La fundamos Herman Marín, Ana María Martínez y Claudia Alfaro, como una evolución de nuestra primera startup, Laboratoria y con Kaudal tenemos la misión de darle a todos los colaboradores el súper poder de automatizar, para que liberen tiempo y eleven el valor de su trabajo. 💪🦾
¿Qué problema aborda Kaudal y cómo generamos valor?
Las personas pierden más del 50% de su tiempo haciendo tareas automatizables en su trabajo que el área de TI no tiene la capacidad de cubrir. Por eso es fundamental que los mismos colaboradores se apropien de la automatización de sus tareas ineficientes, sin que TI pierda el control. Esto es posible con Kaudal. En nuestra plataforma las personas identifican con facilidad sus tareas manuales (ej. “copiar y pegar datos de un Excel a otro”, “extraer información de PDFs” o “enviar notificaciones”) y aprenden a automatizarlas con guías paso a paso de herramientas seguras subutilizadas en la empresa (ej. Power Platform de Microsoft). Además, el área de TI tiene total visibilidad y control de los proyectos de automatización del personal, que se centralizan en Kaudal con las eficiencias generadas de tiempo y dinero para el negocio. Así, con Kaudal la empresa tiene más talento capaz de automatizar y una operación más eficiente, con el área de TI enfocada en automatizar procesos transversales del negocio, mientras los colaboradores se encargan de automatizar sus procesos individuales.
¿Para quién es Kaudal?
Kaudal es para empresas grandes que buscan elevar su eficiencia operativa con tecnología, y para colaboradores que quieren dejar de hacer tareas manuales, apropiándose de su automatización. Entre nuestros clientes se encuentran aseguradoras, bancos, clínicas, cementeras, universidades, retailers y más. Las personas que acuden a Kaudal para aprender a automatizar sus tareas manuales generalmente no tienen un perfil tecnológico y provienen de áreas como Operaciones, Finanzas, RRHH y Comercial.
¿Cómo funciona Kaudal?: Módulos de la plataforma
Nuestra plataforma tiene tres módulos, cada uno con una utilidad específica para descentralizar la automatización: 1. La Kalculadora: Es una herramienta gratuita que permite a personas y empresas calcular cuánto tiempo y dinero podrían ahorrar al automatizar tareas que el área de TI no puede cubrir. La Kalculadora es una encuesta donde los usuarios declaran el tiempo que dedican a tareas manuales. Luego, Kaudal aplica un grado de automatización promedio y presenta los resultados en un diagnóstico agregado. 2. Los Proyectos de Automatización: Son proyectos con guías paso a paso que los colaboradores vienen a hacer en Kaudal para automatizar sus tareas ineficientes. En cada proyecto, aprenden a utilizar al menos una herramienta no-code o de IA generativa existente dentro de la suite segura de la empresa (ej. Power BI, Power Automate y Power Apps de Microsoft, o sus equivalentes en Google). 3. La Torre de Control: Son paneles en la plataforma de Kaudal donde el área de TI y los managers supervisan los proyectos de automatización de principio a fin. Aquí pueden visualizar las ineficiencias mapeadas por los colaboradores, los proyectos donde van automatizando esas ineficiencias, los ahorros en tiempo y dinero generados y los avances por Automators y áreas.
¿Cómo funciona Kaudal?: Etapas del servicio
Nuestro servicio se compone de tres etapas en las que acompañamos a las empresas mediante la plataforma y el soporte de personas expertas de Kaudal: 1. Diagnóstico (1 mes, gratuito). En esta etapa, el gestor de Kaudal en la empresa tiene acceso al módulo de configuración de la Kalculadora y puede visualizar el Diagnóstico de Oportunidades de Automatización. Además, cualquier cantidad de colaboradores puede responder la Kalculadora para recibir su diagnóstico personal. Esta etapa comienza cuando el gestor de Kaudal configura fácilmente un enlace personalizado (URL) que luego comparte con los colaboradores para que contesten la Kalculadora. La información recolectada se agrupa en un diagnóstico general en nuestra plataforma, segmentado por las áreas y roles de la empresa, donde se puede ver la capacidad extra que podrían liberar descentralizando la automatización y otros indicadores. Esta etapa finaliza con una reunión donde Herman Marín, CEO de Kaudal, presenta los resultados del diagnóstico a los tomadores de decisión de la empresa. 2. Activación (3 meses, costo fijo). Esta etapa incluye capacitación del equipo gestor de Kaudal y de un grupo pionero de 20 Automators, con acceso a la plataforma y coaches. Primero, el equipo gestor (gestor, sponsor y líder de comunicación interna) reciben una inducción completa sobre el uso de la plataforma y recomendaciones para motivar a la organización. Posteriormente, el gestor de Kaudal invita al grupo pionero de 20 Automators, quienes tienen una primera videollamada con nuestros coaches para seleccionar su primer proyecto de automatización. Luego avanzan por su cuenta en la plataforma y en sesiones adicionales, reciben asesorías sobre la herramienta que utilizan y acompañamiento para completar su proyecto. Esta etapa concluye con una reunión con el equipo gestor donde vemos los resultados del grupo pionero y planificamos la expansión del uso de Kaudal hacia otras áreas y colaboradores. También recomendamos que el gestor haga un evento interno en la empresa para reconocer a los Automators pioneros y damos pautas y materiales para este evento. 3. Suscripción (12 meses, renovable, costo variable según alcance). Durante esta etapa, la empresa tiene acceso a la plataforma durante un año para el equipo gestor y un número por definir de Automators (mínimo 50). Los Automators pueden inscribirse en grupos que cada mes realizan proyectos de automatización en Kaudal con el soporte de la plataforma y de nuestros coaches. Como cada Automator suele tener varias tareas para automatizar dentro de uno o más procesos, incentivamos que vuelvan regularmente a Kaudal para seguir avanzando en sus proyectos y avancen en niveles de Automators. También recomendamos al equipo gestor organizar iniciativas internas que reconozcan a los Automators que suben de nivel, fomentando así la participación continua.
¿Qué automatizaciones mide la Kalculadora y hacen las personas en Kaudal?
Con nuestra Kalculadora medimos tareas que es muy común que las personas hagan de forma manual en su día a día. Son tareas individuales de su rol, que el área de TI no tiene la capacidad de cubrir y las personas aún no saben automatizar. Son las mismas tareas que luego vienen a aprender a automatizar en Kaudal haciendo proyectos de automatización que se ajustan a las especificidades de su caso y donde aprenden a usar herramientas subutilizadas en la empresa. Aquí algunos casos comunes de nuestros usuarios: 1. Tareas relacionadas a reportes de datos, como “copiar y pegar datos entre hojas de cálculo”, que 82% de más de 2500 personas encuestadas con la Kalculadora lo hacen, perdiendo 13 hrs/mes en promedio. Se aprende a automatizar en Kaudal con herramientas como Power BI o Looker, cuando el producto final deseado es un Dashboard que combine distintas fuentes de datos. 2. Tareas relacionadas a flujos repetitivos, como enviar notificaciones o recordatorios frecuentes a otras personas, que 68% de las personas lo hacen y les quita 8 hrs/mes. En Kaudal aprenden a automatizar esto con herramientas como Power Automate o AppSheet. 3. Tareas relacionadas a recopilar información, como “atender solicitudes de múltiples personas por distintos canales”, que 50% de las personas lo hacen, perdiendo 10 hrs/mes. En estos casos la solución suele ser crear una interfaz única para recolectar información y las personas aprenden a crearla en Kaudal con herramientas como Power Apps o AppSheet. 4. Tareas relacionadas a distribuir información, como “compartir cierta información frecuentemente que solo tú manejas y otros no encuentran con facilidad”, que 71% de las personas lo hacen perdiendo 7 hrs/mes. En estos casos suele ser necesario crear una interfaz única para compartir esta información de forma más amigable, la cual aprenden a hacer las personas en Kaudal con tools como Power Apps, SharePoint o AppSheet.
¿Quiénes son los Automators y cómo suben de nivel?
Llamamos Automators a los colaboradores que aprenden a automatizar sus tareas manuales realizando proyectos en Kaudal. En promedio, cada Automator dedica 6 horas por proyecto y logra liberar 144 horas al año, lo que equivale al 76% del tiempo que antes invertía manualmente. 😱. Un Automator suele identificar alrededor de 5 tareas para automatizar, distribuidas en uno o más procesos de su rol. Por eso es clave que los colaboradores participen repetidamente en Kaudal, haciendo varios proyectos para automatizar cada una de sus tareas, siempre con el soporte de la plataforma y la guía de nuestros coaches expertos. A medida que los Automators completan sus proyectos y generan impacto, suben de nivel y reciben reconocimiento en la plataforma. Estos niveles y distinciones también están disponibles como badges dentro del kit comunicacional y se recomienda que el gestor haga eventos internos para entregarlos: Automator Ready: Se otorga a las personas que mapean un proceso ineficiente en su trabajo y por ende están listas para iniciar su primer proyecto de automatización. Automator 1: Se obtiene al completar el primer proyecto de automatización en Kaudal. Automator 2: Se alcanza al automatizar un proceso completo, que incluya varias tareas automatizadas. Automator 3: Se logra al automatizar dos o más de procesos con varias tareas dentro. The Hand: Esta distinción especial se entrega a quienes ayudan a otros colaboradores en el foro de Kaudal, promoviendo la colaboración. Time Machine: Se otorga a quienes logran ahorrar más de 200 horas al año con sus proyectos de automatización.
¿Qué esperar de Kaudal?
Vamos a trabajar juntos para que su operación sea más automatizada y eficiente y su talento más digital y motivado. Lo haremos con nuestra plataforma y el apoyo cercano de nuestro personal para el equipo gestor y para los Automators. En términos más tangibles, nuestro principal indicador es el ahorro de tiempo en la organización, que aumentará a medida que más personas completen proyectos de automatización en Kaudal. Estas horas, que representan un costo, es un recurso que puede reinvertirse en tareas más estratégicas. Además, sabemos que el uso de Kaudal mejora la motivación del personal al apropiarse de la automatización y ordena la relación entre las áreas del negocio y TI, con más autonomía en el negocio y menos requerimientos hacia el área TI. Estos resultados pueden ayudarte a avanzar tangiblemente en estrategias de eficiencia, digitalización y desarrollo de personal.
¿Qué no esperar de Kaudal?
Kaudal no es una fábrica de software. Nosotros no hacemos las automatizaciones que tu empresa necesita, sino empoderamos a tus colaboradores a hacerlas con autonomía y nos enfocamos en los casos más comunes, que pueden resolver con las herramientas disponibles. Kaudal no es una herramienta de automatización en sí, sino una plataforma que fomenta y organiza el uso de las herramientas de automatización que la empresa ya tiene, como Power BI, Power Apps y Power Automate de Microsoft, o Looker y AppSheet de Google. Estas herramientas suelen estar subutilizadas en la empresa y con Kaudal el área de TI puede desplegar su uso sin perder el control y midiendo de forma centralizada las eficiencias generadas por el mayor uso de estas herramientas. Finalmente, Kaudal no es un curso exhaustivo sobre cada herramienta, pues no queremos hacerle perder tiempo a las personas en aprender funcionalidades que no van a usar. Nuestro enfoque es práctico y dirigido: cada proyecto que un colaborador escoge hacer en Kaudal, calza con una necesidad de automatización que tiene en su trabajo y en el proyecto aprende solamente las funcionalidades que necesita para completar su automatización, apoyándose en el contenido on-line, un foro con preguntas y respuestas sobre las herramientas y horas de asesoría con coaches expertos.
¿De qué debe encargarse la empresa para que Kaudal funcione?
Para que Kaudal funcione en la organización, la empresa debe enfocarse en tres factores fundamentales: 1. Priorización. Es crucial que la descentralización de la automatización, es decir, que más personas fuera del área de TI automaticen, sea una prioridad para la empresa. Idealmente, esta iniciativa debe ser promovida por el CEO como una estrategia clave para el negocio y la organización. 2. Equipo gestor. La empresa debe asignar a una persona encargada de gestionar Kaudal internamente. Esta persona suele dedicar unas 4 horas a la semana a coordinar con las áreas para que su personal use Kaudal para hacer proyectos de automatización. Lo ideal es que este gestor pertenezca al área de TI o al área central responsable de manejar herramientas de automatización. Además, es importante que el gestor cuente con el apoyo de un sponsor de alto nivel, quien se involucra cuando es necesario y mantiene informado al CEO. 3. Comunicación interna: Para que la iniciativa prospere, es esencial motivar a los colaboradores a convertirse en los mejores Automators, y a sus managers a incentivarlos. Esta labor puede ser liderada por el gestor de Kaudal o alguien de RRHH. Kaudal apoya esta tarea con un Kit Comunicacional en nuestra plataforma y con un Kit Físico (si lo solicita la empresa) con materiales como stickers para motivar al personal y pines para reconocer a los Automators que suben de nivel.