La clave está en convertir a tus colaboradores en automatizadores, sin que el área de TI pierda el control.
El 2024 ha sido un año de desafíos y ajustes para las empresas, donde la innovación ha tomado un enfoque más práctico dirigido hacia la eficiencia. Esta tendencia se va a acentuar en el 2025. La mayoría de los CEOs está pidiendo más eficiencias, pues tecnologías prometedoras como la IA generativa demuestran que es posible hacer más con menos, aunque sus niveles de adopción aún sean bajos (ver datos de Gallup).
Ahora, la eficiencia no sucede sacando gente y trayendo IAs. Antes de reducir personal es fundamental reducir las tareas manuales que existen en cada rol y nadie mejor que los mismos colaboradores para identificarlas y automatizarlas. Las personas que se apropien de la automatización de sus tareas manuales serán talento capacitado digitalmente que valdrá la pena mantener en la empresa. Serán personas capaces de liberar tiempo para hacer tareas más estratégicas y así no morir en el intento de hacer más labores en una organización reducida.
La oportunidad es gigante. Hoy en día las tareas manuales consumen +50% del tiempo de los colaboradores (más sobre esta data abajo). Son tareas que se pueden automatizar adoptando herramientas digitales que suelen existir en la empresa y estar subutilizadas. El área de TI no puede automatizar todas estas tareas. Es fundamental que los colaboradores lo hagan.
Es aquí donde Kaudal puede ser un gran aliado. En nuestra plataforma los colaboradores se convierten en automatizadores bajo la gobernanza del área de TI. En este blog te mostramos cómo lo hacemos, con datos, demos, testimonios y los resultados que puedes esperar de nosotros.
👉 Agenda un espacio para conocer más de Kaudal y empezar con nuestra Kalculadora gratuita.
¿Por qué es necesario que los colaboradores aprendan a automatizar?
Porque las personas pierden 52% de su tiempo haciendo tareas manuales que el área de TI no tiene la capacidad de automatizar. Son tareas individuales que las personas hacen de forma manual y recurrente en su rol, como “copiar y pegar datos de un Excel a otro" (R2 en gráfico) o "Buscar aprobaciones" (F1 en gráfico, ver todas las tareas aquí). Además, son tareas automatizables con herramientas seguras que ya tiene la empresa, pero que poca gente usa, como el Power Platform de Microsoft o App Sheet y Looker de Google. Esto sucede por desconocimiento del personal y por falta de un sistema que le permita al área de TI gestionar el uso de estas herramientas y su impacto en el negocio. Kaudal entrega estas dos piezas faltantes: enseñamos a los colaboradores a automatizar sus tareas ineficientes con herramientas seguras y facilitamos el control del área de TI.
Es fundamental que los líderes que buscan eficiencias dirijan su mirada a esta gran oportunidad. Con un poco de matemática simple te mostramos con data lo que es posible:
Nuestra experiencia con 30 clientes pioneros y cientos de colaboradores, nos demuestra que las personas pueden automatizar estas tareas en un 76% en promedio. Esto quiere decir que al permitir que los colaboradores automaticen, las empresas podrían liberar 39% del tiempo de su fuerza laboral (52% x 76%) y lograr que tengan 87% de su tiempo disponible para labores más estratégicas (48% actualmente + 39% posible). Empresas como BNP Paribas Cardif, Pacífico Seguros, SGS, Aenza, Promigas y Unacem, ya lo están haciendo. Estamos agradecidos por su confianza y es un honor acompañarlos en esta evolución cultural y tecnológica.
Para abordar esta gran oportunidad es importante plantear la automatización como un esfuerzo descentralizado, donde no solo el área de TI automatiza y hay claridad de responsabilidades:
El departamento de TI debe enfocarse en modernizar y automatizar procesos transversales complejos, que impactan al negocio en su conjunto, mientras mantiene visibilidad y control de automatizaciones más acotadas que hagan los colaboradores.
Los colaboradores deben encargarse de automatizar procesos específicos de su rol, que les permitan liberar tiempo para labores más estratégicas y de mayor impacto, siempre actuando dentro de los límites y acuerdos con el área de TI.
"La automatización descentralizada es un cambio tanto cultural, como tecnológico. Requiere entrenar y motivar a las personas para que automaticen tareas, adoptando nuevas herramientas y al mismo tiempo facilitar la gestión y gobernanza del área de TI de estas nuevas automatizaciones y eficiencias. Eso es lo que ofrecemos con Kaudal".
Herman Marín, Kaudal CEO.
Cómo Kaudal convierte a tus colaboradores en automatizadores:
Nuestra plataforma tiene 3 módulos para medir gratis la oportunidad, enseñar a los colaboradores a automatizar y facilitar la gobernanza del área de TI. Además, acompañamos a los clientes en 3 fases de implementación, con apoyo cercano de nuestro equipo.
Módulos de Kaudal:
La Kalculadora. Es una herramienta gratuita que permite a personas y empresas calcular cuánto tiempo podrían ahorrar automatizando tareas sencillas. La Kalculadora le pregunta a los usuarios el tiempo que dedican a tareas manuales y luego calcula cuánto tiempo podrían liberar por medio de su automatización. Los resultados agregados se presentan en un Diagnóstico Gratuito a la empresa. El resultado promedio es que cada colaborador podrían liberar casi 800 hrs/año automatizando 5 a 6 tareas, lo cual representa un 39% del tiempo de una organización. Conoce más sobre estos resultados aquí. 😱
Demo del módulo de la Kalculadora.
Los Proyectos de automatización. Son proyectos prácticos que los colaboradores vienen a hacer en Kaudal guiados por contenido on-line y soporte complementario de coaches expertos en las herramientas que enseñamos. La experiencia de las personas comienza mapeando los procesos y tareas que necesitan automatizar en su rol y luego nuestra plataforma calza sus necesidades con proyectos recomendados que van haciendo e implementando en su trabajo. Esta estrategia de aprendizaje basado en proyectos aplicables en el rol de cada persona es mucho más efectiva que charlas o cursos genéricos. En Kaudal, un colaborador promedio libera 1 semana de trabajo por cada hora que dedica dedica a hacer proyectos de automatización.
Demo del Módulo de Aprendizaje (Proyectos de Automatización).
La Torre de control. Son paneles donde el área de TI, y los líderes de área, supervisan cómo los colaboradores progresan en su roadmap de automatización y los motivan a avanzar. Los proyectos que hacen los colaboradores se centralizan aquí para facilitar su gestión como nuevos activos digitales del negocio. Se puede, por ejemplo, dar input a los proyectos, traspasarlos a otras personas, recomendarlos a colaboradores que los pueden replicar o escalarlos a personal técnico si es necesario. En el panel central de esta torre de control se muestra el total de tiempo liberado detrás de todos los proyectos, su equivalencia en dinero y otros indicadores clave. Nuestros clientes suscriptores suelen ahorrar cientos de miles de USD con Kaudal.
Demo del Módulo de Gestión (Torre de Control).
Fases de Implementación de Kaudal:
Diagnóstico (1 mes, gratuito). En esta etapa cualquier cantidad de colaboradores puede responder la Kalculadora para recibir un diagnóstico personal y el gestor puede ver su data agregada en el Diagnóstico de Oportunidades de Automatización de la empresa. La etapa comienza cuando el gestor configura con facilidad un URL personalizado de la Kalculadora, que luego comparte con los colaboradores para recolectar su data bajo los parámetros de la empresa (áreas y roles). Esta etapa finaliza con una reunión donde Kaudal presenta los resultados del diagnóstico a los tomadores de decisión de la empresa que se quiera invitar.
Activación (3 meses, costo fijo). Esta etapa incluye capacitación del equipo gestor de Kaudal y de un grupo pionero de 20 colaboradores que vienen a Kaudal a ser los primeros Automators* de la empresa. Primero, el equipo gestor (gestor, sponsor y líder de comunicación interna) recibe una inducción completa sobre el uso de la plataforma y recomendaciones para motivar a la organización. Posteriormente, el gestor de Kaudal invita al grupo pionero de Automators, quienes tienen una primera videollamada con nuestros coaches para seleccionar su primer proyecto de automatización. Luego avanzan por su cuenta en la plataforma y en dos sesiones adicionales reciben soporte complementario de los coaches. Esta etapa concluye con una reunión con el equipo gestor donde vemos los resultados del grupo pionero y planificamos la expansión del uso de Kaudal hacia otras áreas y colaboradores. También recomendamos que el gestor haga un evento interno para reconocer a los Automators pioneros y entregamos pautas y materiales para hacerlo.
Suscripción (12 meses, renovable, costo variable según alcance). Durante esta etapa, la empresa tiene acceso a la plataforma durante un año para el equipo gestor y un número por definir de Automators (mínimo 50). Los Automators pueden inscribirse en grupos que cada mes realizan proyectos de automatización en Kaudal, con el soporte de la plataforma y de nuestros coaches. Como cada Automator suele tener varias tareas que automatizar dentro de uno o más procesos, incentivamos que vuelvan regularmente a Kaudal para avanzar en sus proyectos y así progresar en niveles de Automators. También recomendamos que el equipo gestor organice iniciativas internas para reconocer a los Automators que suben de nivel y así motivar a la organización.
*Llamamos Automators a quienes hacen proyectos de Automatización en Kaudal. Suben de nivel automatizando más tareas y procesos y damos reconocimientos especiales para quienes ayudan a otros o ahorran mucho tiempo.
¿Qué impacto esperar de Kaudal?
Liberación de tiempo para tareas estratégicas. Un Automator promedio libera 1 semana de su tiempo por cada hora que invierte en hacer proyectos de automatización en Kaudal. Cada proyecto en promedio libera 144 horas/año y se hace en 6 horas. Incluso hay quienes ahorran mucho más, unas 500, 1000 o 1500 horas por proyecto. Aquí puedes ver aquí algunos proyectos públicos y sus ahorros.
Talento más empoderado y motivado. Los colaboradores que se liberan de tareas tediosas aprendiendo a usar herramientas avanzadas, no solo ganan tiempo. También encuentran un nuevo significado a su trabajo y una mayor motivación para permanecer en la empresa. Además, los colaboradores más reacios a adoptar nuevas tecnologías se van motivando a medida que los más proactivos van dando el ejemplo y son reconocidos.
TI más enfocado y menos sobrecargado. La persona gestora de Kaudal (usualmente del área de TI) rápidamente evidencia que su interacción con las áreas se vuelve más predecible con Kaudal, asistiendoles mínimamente en sus proyectos de automatización, en lugar de recibir inesperadamente cualquier requerimiento.
Gestión y gobernanza de automatizaciones chicas que suman mucho. Con Kaudal, áreas como TI u Operaciones pueden ordenar con facilidad cómo se van automatizando procesos y tareas en la empresa, de la mano de múltiples personas, con distintas herramientas y con toda la data centralizada en un solo lugar.
Una ruta tangible de eficiencia operativa. Los paneles de Kaudal permiten al equipo gestor e incluso a los líderes de área ver cuántos procesos y tareas son posibles de automatizar en su equipo y cuántos se han automatizado hasta el momento. Avanzar en esta ruta delimitada en Kaudal es un camino seguro hacia una mayor eficiencia. De hecho una empresa promedio tiene el potencial de ser 40% más productiva con Kaudal, si todos sus colaboradores automatizan sus tareas ineficientes.
“Con Kaudal generamos eficiencias y talento digital con una sola solución”. Armando Hung, COO de BNP Paribas Cardif.
Testimonio sobre Kaudal del CEO, COO y TI Ingeniería de BNP Paribas Cardif.
¿De qué debe hacerse cargo la empresa?
Para lograr estos resultados, la empresa debe enfocarse en tres factores fundamentales:
Priorización. Es crucial que la automatización descentralizada y colaborativa sea una prioridad para la empresa. Idealmente, esta iniciativa debe ser promovida por el mismo CEO dentro de una estrategia del negocio e implementar por varios años.
Equipo gestor. La empresa debe asignar a una persona encargada de gestionar Kaudal internamente. Esta persona dedica tiempo parcial para coordinar con las áreas y Automators que usan Kaudal. Lo ideal es que este gestor pertenezca al área de TI o al área central responsable de la automatización. Es importante que el gestor cuente con el apoyo de un sponsor de alto nivel, quien se involucra cuando es necesario y mantiene informado al CEO.
Comunicación interna: Para que la iniciativa prospere, es esencial motivar a los colaboradores a convertirse en los mejores Automators, y a sus managers a incentivarlos. Esta labor puede ser liderada por el gestor de Kaudal o alguien de Gestión Humana. Kaudal apoya con un Kit Comunicacional en nuestra plataforma y con un Kit Físico (si lo solicita la empresa) con materiales para motivar al personal y reconocer a los Automators que suben de nivel.
👉 Comparte esta visión dentro de tu equipo
El éxito en 2025 empieza hoy. Comparte este artículo con las personas de tu equipo que están liderando la transformación en tu organización. Juntos, podemos convertir la eficiencia en innovación y la automatización en un pilar estratégico para alcanzar grandes resultados.
¿Listo para empezar? Agenda una conversación con nuestro equipo y descubre cómo Kaudal puede ser el catalizador que impulse la eficiencia y la competitividad en tu organización para 2025. Empieza gratis, midiendo la oportunidad con nuestra Kalculadora.
Comments