La automatización de tareas manuales reduce el tiempo destinado a procesos repetitivos, permitiendo que los equipos se enfoquen en actividades estratégicas.
La alfabetización digital, en el mundo empresarial, se refiere a la capacidad de utilizar herramientas digitales para optimizar los procesos organizacionales. En la actualidad, ya no se trata solo de saber usar herramientas básicas como el correo electrónico, documentos en la nube o sistemas de mensajería como Teams. Sino que implica comprender y aplicar tecnologías de automatización, herramientas no-code y low-code e inteligencia artificial.
Seguramente cualquier lector pensará: “pero si mi equipo utiliza herramientas digitales todos los días”. Y es verdad. Sin embargo, suelen ser usuarios pasivos, que no intervienen en la configuración o mejoras de estos sistemas. Más bien, como usuarios, identifican sus falencias o mejoras, que luego pasan como un requerimiento al área de tecnología, y que probablemente nunca será desarrollado sino es prioridad de la empresa.
Solo por mencionar algunos casos de uso donde se pueden sentir identificados:
Descargar información de una plataforma para luego darle el formato adecuado en excel y combinarlo con otro archivo para finalmente crear un reporte de manera mensual.
Pasar la información recibida de un correo electrónico a un excel, como las notificaciones de pago de una pasarela de pago, para luego hacer un cruce con la base de datos de usuarios que pagaron y luego crear un reporte diario de los pagos.
Estas acciones podrían ser fácilmente automatizadas con herramientas de inteligencia artificial, o con herramientas con las cuales ya cuentan las empresas. Por ejemplo, en el caso de una empresa que cuenta con Microsoft 365, estos dos casos de uso se podrían resolver así:
Con PowerBI (versión gratuita): Una vez descargado el archivo, este se coloca en la nube y se conecta a PowerBI para poder darle el formato deseado con Power Query, o combinarlo con otro archivo si así se requiere. La conexión en la nube se mantiene, por lo que si se actualiza o reemplaza el archivo con información nueva, eso quiere decir que todo el informe en Power BI volverá a darle el formato correcto y alimentar todos los gráficos que se hayan construido en el mismo. Así que la persona solo se debería encargar de actualizar el excel y listo.
Power Automate: Se le indica que cada vez que reciba un correo específico extraiga la información del correo y la estructure en un excel, de tal manera que ese excel pueda ser la fuente de un reporte de datos que se actualizaría cada vez que llegue un correo con información.
Copilot: Y si la empresa tiene pagada la herramienta de Copilot, esto sería mucho más fácil, dado que las reglas se podrían usar desde el mismo correo o excel, utilizar el AI Builder de Power Automate para crear un “prompt” específico, o inclusive crear un agente que pueda ser entrenado para detectar el archivo y luego crear los formatos que se les pida.
Estas herramientas de tipo no-code/ low-code, no necesitan de conocimientos en código, pues se utilizan a través de interfaces amigables con el usuario que no necesitan de conocimientos muy tecnológicos para operar. Además, suelen ser sub-utilizadas en las empresas, dado que su uso está incluído dentro de las cuentas pagadas de M365, y sin embargo, aún no son tan conocidas.
Beneficios de la alfabetización digital
Eficiencia operativa: La automatización de tareas manuales reduce el tiempo destinado a procesos repetitivos, permitiendo que los equipos se enfoquen en actividades estratégicas.
Reducción de costos: Al minimizar la dependencia del área de TI para tareas sencillas, se optimizan los recursos y se disminuyen los costos operativos. Así como al utilizar herramientas que ya están siendo pagadas.
Mayor innovación: Al fomentar una cultura donde cualquier colaborador puede crear soluciones, surgen mejoras constantes en los procesos internos.
Empoderamiento del talento interno: Los colaboradores se sienten más involucrados en la transformación digital de la empresa, lo que aumenta su compromiso y motivación.
Es importante mencionar que el colaborador también sale ganando de esta alfabetización digital, dado que gana una habilidad del futuro con posibilidad de crear nueva línea de carrera. Hay personas que empiezan a apalancarse de la tecnología para su trabajo y finalmente son valoradas como talento digital, y por ende una pieza que puede ayudar en varias áreas de la organización o su propia área con otro rol.
Tus colaboradores son la pieza clave
La alfabetización digital debería ser un factor clave para las empresas si se quieren mantener competitivas, dado que un colaborador que sabe cómo optimizar procesos y aprovechar tecnologías emergentes se convierte en un agente de innovación, reduciendo su dependencia del equipo de TI y aportando en la transformación digital de la organización.
En conclusión, si una empresa quiere ser digitalmente relevante y pensar en el futuro a largo plazo, tiene que empoderar a sus colaboradores, y ayudarlos en su camino a la alfabetización digital. La pregunta es ¿tu empresa ya está dando este paso?
“Las investigaciones indican que los trabajadores tienen tres necesidades principales: Un trabajo interesante, reconocimiento por hacer un buen trabajo, y que se les tome en cuenta en las cosas que suceden en la empresa.” - Zig Ziglar
Comentários